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职工办理退休为什么需要档案,需要审查档案的什么内容？

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很多人都不重视人事档案，也不清楚人事档案与退休待遇有哪些关联，在无形中可能错过或失去一部分退休待遇认定和审批的机会，直接导致自己养老金比身边的同事低很多。人事档案记载了一个人“三龄两历一身份”等各种材料，在办理退休时：基本养老金的计算与人事档案的记载密切相关。它是工龄认定的依据、历史证明的依据、身份证明的依据、是核准退休待遇证明的依据，甚至国有企业退休人员社会化也需要人事档案。现结合多年办理退休管理工作经验，为您解答。

第一部分 ： 职工办理退休为什么需要档案

一、基本养老金与人事档案密切相关

首先：咱们看一看基本养老金是如何计算的，主要受哪些因素影响。

（一）基本养老金的构成

基本公式：养老金=统筹养老金+个人账户养老金+（过渡性养老金）。

法规依据：

1.《社会保险法》第十五条规定，基本养老金由统筹养老金和个人账户养老金组成。

2.《关于改革城镇企业职工基本养老金计发办法的通知》【辽劳社发（2006）81号】

建立个人账户前参加工作，2006年1月1日后退休的人员，在发给基础养老金和个人账户养老金的基础上，再发给过渡性养老金。【过渡性养老金的界定期限根据各省自治区直辖市规定执行，辽宁的文件仅作参考】

（二）统筹待遇计算

1.（统筹）养老金=基础（统筹）养老金的计算基数×全部缴费年限×1%。

2.基础养老金计算基数=【退休时上年市在岗职工月平均工资+退休时上年市在岗职工月平均工资×（市指数和÷缴费年限）】÷2；

3.市指数是指本人每年缴费工资与当年市在岗职工平均工资之比的和。

分析：基本养老金根据个人累计缴费年限、视同缴费年限、缴费工资、当地在岗职工平均工资核算核定。全部缴费年限=累计缴费年限+视同缴费年限。累计缴费年限是指实际缴费年限。

（三）账户待遇的计算

个人帐户养老金=个人帐户储存额÷个人帐户养老金计发月数

分析：个人帐户养老金计发月数执行全国统一规定数据。退休年龄越高，个人帐户养老金计发月数越少。

（四）过渡待遇

过渡性养老金=基础养老金的计算基数×[视同年限+折算年限]×1.4%

分析1：视同年限（视同缴费年限）是指当地启动个人社保缴费制度之前的，经由当地人社机关依法确认的连续工作年限（也称工龄确认）。

知识点：涉及视同缴费年限认定的特殊群体有哪些

（1）固定职工。在实行企业和职工个人共同缴纳基本养老保险费制度之前，按国家规定计算为连续工龄的时间，都可以作为“视同缴费年限”，并且可以与实际“缴费年限”合并计发养老保险金。

（2）机关事业单位正式职工。当他们调入企业后，应参加企业职工基本养老保险，其原有的工作年限视同缴费年限；其中：机关单位正式职工（到企业前已被开除、除名和判刑，原机关工作时间不计算连续工龄的不在此列）。

（3）复员退伍军人、城镇下乡知识青年被招为合同制工人。当他们参加基本养老保险以后，其军龄及下乡期间按国家规定计算为连续工龄的年限，可作为视同缴费年限。

分析2：折算年限系指特殊工作岗位工作年限的折算年限，最高不得超过五年。

1.上述年限是指实际工作年限。特殊工种折算年限计算方法为：有毒有害岗位2年折1年工龄，计算系数为0.5；井下、高温岗位4年折1年工龄，计算系数为0.25。

2.折算工龄。其折算后增加的视同缴费年限，最长不得超过5年。实行基本养老保险制度改革并建立个人帐户之后，职工从事特殊工种的工作年限在计发养老保险待遇时不应再折算工龄。

3.高温的温度要求。从事高温工作是指经常在摄氏38度和热辐射强度3卡以上场所工作。

知识点：

1.特殊工种的工作年限要求。按特殊工种退休条件办理退休的职工，从事高空和特别繁重体力劳动的必须在该工种岗位上工作累计满10年，从事井下和高温工作的必须在该工种岗位上工作累计满9年，从事其他有害身体健康工作的必须在该工种岗位上工作累计满8年。只有具备上述年限要求，方可办理特殊工种退休。

2.特殊工种退休有年龄条件要求。退休年龄为男年满55周岁、女年满45周岁；

小结：影响基本养老金的主要因素有3点，以下3个因素与基本养老金成正比关系。

1. 个人帐户储存额。

2. 本人每年缴费工资与当年市在岗职工平均工资之比（缴费基数比例）。

3. 缴费年限（含实际缴费年限、视同缴费年限和特殊工种岗位折算年限）。

分析：上述3种因素中：缴费年限（视同缴费年限和折算年限）的认定需要人事档案。

原则上，员工办理退休时，退休管理审批部门要对视同缴费年限和特殊工种岗位的折算年限的认定和审查，而审核的依据，主要就来源于人事档案的记载。

1.一般人事档案没有关于知青、复员军人、社保制度建立前的参加工作等相关记载，则无法认定视同缴费年限。

2.人事档案没有特殊工种的记载，也提供不出其他辅助档案证据，则也无法办理特殊工种退休。

二、人事档案是历史证明的重要依据

（一）身份证与档案记载出生日期不一致，需要人事档案

我们在办理退休过程中，经常遇到类似现象。根据劳社部发【1999】8号文件规定：对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。

实际操作过程中，应如何处理呢？

比如张三实际出生时间1960年7月，档案记载1965年7月，那么2020年7月是无法退休的。他可通过查询本人最早的人事档案记载，如果无法解决，还可通过查询父母、兄弟姐们人事档案的方式来解决。

（二）知青、复员军人等材料证明的依据

我们在办理退休过程中，也会涉及到知青、复员军人工龄认定的问题。由于此类人员属于特殊人群，档案材料形成年代久远，如果人事档案中没有记载，一般很难确定具体上山下乡和参军入伍的时间，此时间段的工龄也就无法认定。

三、人事档案是职工干部身份证明的依据

女职工退休年龄为50岁，女干部退休年龄为55岁，一般情况下，女职工是不能按照55岁退休的。在界定女职工和女干部的身份时，退休管理审批部门要对人事档案进行审核，确定是否符合干部身份。

四、人事档案是亲属关系证明的依据

退休人员死亡办理丧葬费、抚恤金、遗属费需要用到人事档案。通过查询人事档案，确定亲属身份。另外，在办理遗产继承和财产公证也需要查询人事档案，用来确认：母子关系、父子关系。

五、人事档案是核准其他退休待遇的依据

（一）关于中、高级职称和劳模加发待遇的界定，需要用到人事档案。

比如：按照沈阳市政府1998年【第16号】令文件规定：对本规定实施前获得全国、省市劳动模范称号，退休时仍然保持荣誉的或具有高、中级专业技术职称的人员，其从事专业技术和科技管理工作男满三十年、女满二十五年，除按本规定第十八条享受基本养老保险金外，另按下列标准增加过渡性养老金：全国劳动模范增加50元；省、市劳动模范和高级专业技术人员增加25元；中级专业技术人员增加15元。

（二）退休人员领取独生子女费，需要用到人事档案。

比如：按照《沈阳市人民政府办公厅关于印发沈阳市独生子女父母退休补助费发放实施方案的通知》（沈政办发[2011]122号）文件要求：具有我市城镇户籍、已领取《独生子女父母光荣证》的居民，符合下列条件之一者：1.在关停企业退休未领取独生子女父母退休补助费的；2.因破产、转制、撤销、分流等原因与企业脱离劳动关系后退休，未领取独生子女父母退休补助费的。符合上述条件人员，可领取独生子女费。独生子女费的发放标准一般为每人一次性发放2000元，或每人每月发放10元。

六、人事档案是国有企业退休人员社会化的重要组成部分

根据《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见〉的通知》(厅字[2019]19号)文件规定：2020年年底前,集中力量将尚未实行社会化管理的国有企业已退休人员移交街道和社区实行社会化管理。

比如：沈阳对于国有企业退休人员社会化移交工作中明确要求，应将退休人员的人事档案移交企业所在地的档案管理部门。如果没有人事档案，此项工作将无法正常开展。

第二部分 需要审查档案的什么内容？

一、审查人事档案中关于视同缴费年限和折算年限的证明材料。

比如：知青上山下乡证明材料、参军入伍和复原退伍证明材料、特殊工种证明材料（保健津贴、职工工资审批表）、工龄确定表等能够证明缴费年限的所有材料。

二、审查关于本人档案最先记载的出生时间有关材料。

比如：入团志愿书、毕业生登记表等。

三、审查职工身份和干部身份的证明有关材料。

比如干部任免审批表、转正定级表等。

四、审查关于中、高级职称和劳模记载的有关材料。

比如职称呈报表、奖励证书等。

五、审查遗属费、遗产继承等公正时需提供档案中有关家庭成员记载材料。

比如：职工履历表等。

六、在做国有企业退休人员社会化移交中，需要审查退休人员的档案材料。

审核材料齐全，方可完成档案移交。比如：工龄确定表、退休审批表等有关材料。

总结：

1.随着时代发展，数字化档案必将是未来的大势所趋。但是人事档案的存在必然有它的合理性，而且纸质档案形成年代久远，很难篡改，即使篡改，无论从笔迹、纸张颜色等方面都可以判断真伪。而数字化档案修改起来很容易，如果通过数字化档案办理退休，会给退休审批部门造成很大困扰，难以辨别真伪。

2.人事档案与退休人员的各项待遇息息相关，在短时间内还无法用数字化档案所取代。因此，退休审批过程中仍然需要用到人事档案。相信随着科技进步，很多问题都会得到解决，也盼望这一天早日到来。

3.希望更多的退休人员能够树立档案意识，千万不要因为对于档案的无知，而遗漏掉应该属于你的退休待遇。

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